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海外展覽實(shí)務(wù)

    在海外舉辦展覽，所需費(fèi)用中外匯支付是個(gè)大頭。究竟租用多少攤位恰當(dāng)，租用多大展館為宜，采用何種方式進(jìn)行展出最佳等等，都須慎重考慮，切不可突發(fā)"展館越大越魄"的奇想，要力戒脫離實(shí)際需要，背離"投入產(chǎn)出"的效益原則，同時(shí)對展覽會的費(fèi)用項(xiàng)目多作具體的了解，比較，并作深入探討，對外進(jìn)行巧妙的洽談，爭取較多的服務(wù)和較廉的價(jià)格。而一旦對外簽約，則應(yīng)守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽(yù)與經(jīng)濟(jì)上的損失。
    　　在海外舉辦展覽的方式，大體有下述幾種：
    　　一、租用攤位；
    　　二、租用整個(gè)場館或部分場館，自設(shè)專館；
    　　三、獨(dú)自舉辦展覽；
    　　舉辦展覽的方式不同，其所需費(fèi)用的項(xiàng)目與水平也不相同。費(fèi)用項(xiàng)目和水平，應(yīng)同展覽面積的大小、設(shè)施、服務(wù)，以及承擔(dān)的義務(wù)相一致。絕對不能脫離這些具體珠條款。而談?wù)撡M(fèi)用的合算與否。而這些，在締結(jié)的合同中都必須一一注明；對展館條件的了解，若不能派員實(shí)地了解，起碼應(yīng)有詳盡的圖像文字資料，方可判斷是否價(jià)有所值。
    　　詳盡地了解有關(guān)展在國的展覽章程和展覽品的監(jiān)管辦法，是辦好展覽、取得理想效果的重要條件。一個(gè)展覽會的章程，對展覽各方面的事宜均有明確的規(guī)定。如第10次大阪國際博覽會的一般規(guī)程，包括了下述29個(gè)方面：
    　　1、名稱
    　　2、目的
    　　3、主持單位
    　　4、支持
    　　5、贊助
    　　6、會期
    　　7、會場
    　　8、展出者及展品
    　　9、展覽場地的種類及其基本設(shè)施
    　　10、展覽場地租費(fèi)
    　　11、展覽小間的申請和合同
    　　12、展覽小間之申請與合同的取消與失效
    　　13、小間的分配
    　　14、展品搬入與撤出
    　　15、展示
    　　16、實(shí)演
    　　17、試銷
    　　18、展品的安全保護(hù)
    　　19、展覽場所的原狀恢復(fù)
    　　20、供電、電話、供水與排水
    　　21、入場
    　　22、各種經(jīng)費(fèi)的負(fù)擔(dān)及結(jié)算
    　　23、展覽宣傳
    　　24、展出者名錄
    　　25、事故防止與事故責(zé)任
    　　26、照像與臨摹
    　　27、會期的變更與中止
    　　28、規(guī)則的細(xì)則
    　　29、規(guī)則程序的變更
    展品：A：展品是展出者生產(chǎn)或經(jīng)營的制品。
    　　　B：類似如下的東西禁止展出。
    　　　　　武器、槍、刀、劍類，引火，爆發(fā)性或放射性危險(xiǎn)物，劇毒物，麻藥，　　　有可能侵害工業(yè)所有權(quán)的東西進(jìn)口或禁止銷售品。另外，主辦者認(rèn)為有礙于展覽會舉辦的物品。
    　　　C：保護(hù)工業(yè)所有權(quán)
    　　　有關(guān)申請工業(yè)所有權(quán)以前的發(fā)明方案的展品，根據(jù)另定的手續(xù)，受到特許法第30條3項(xiàng)等的保護(hù)（國內(nèi)）。
    　　試銷小間：一小間9平方米（3m×3m）,安排為單排或雙排.可在試銷小間試銷的商品，于新產(chǎn)品及未介紹品等。其細(xì)則按另定的試銷特別章程辦理。
    如何將展覽品安全、準(zhǔn)時(shí)、經(jīng)濟(jì)地運(yùn)到展在國的展覽館，并復(fù)運(yùn)加國？一般均全權(quán)委托外運(yùn)公司進(jìn)行（外運(yùn)公司通常又與其在展地國的運(yùn)輸代理公司合作進(jìn)行）。按外運(yùn)公司的要求，展覽組織者應(yīng)提供有關(guān)展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。
    需要加以說明的幾點(diǎn)是：
    　　一、送海關(guān)之一式兩份的展覽品清單：
    　　· 樣張；
    　　· 分類列出。通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊；
    　　· 文種系展出國文種與展在國文種相對照；
    　　· 有些國家要求標(biāo)明每件展品毛重、凈重；
    　　二、需交驗(yàn)本國出口商品檢驗(yàn)局出具的展品與賣品商檢證書；
    　　三、對某些食品、毛皮制品等，尚須出具檢疫證書。
    　　個(gè)展覽會的價(jià)值，往往會被為數(shù)不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點(diǎn)實(shí)際就在這些貴重展品的出售上，很多展團(tuán)為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術(shù)展覽為些提供了良好的經(jīng)驗(yàn)。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當(dāng)?shù)氐馁澲鷻C(jī)構(gòu)派人送到當(dāng)?shù)氐囊恍?zhǔn)買主手中，這就為目標(biāo)買主的蒞臨展覽、購買展品做了很好的公關(guān)宣傳工作。結(jié)果，銷售成績極佳
    充分利用各種可能的要素，例如，展臺的形成、材料、音響、光線、色彩和其它裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產(chǎn)生興趣，進(jìn)而產(chǎn)生與展覽者談話的愿望。
    展臺的設(shè)計(jì)要強(qiáng)調(diào)個(gè)性，同時(shí)要在空間上和氣氛上方便交談，如果能使人在此既有“別有洞天”之感，又仿佛賓至如歸，那就理想不過了。
    展臺要素的配套使用還應(yīng)有助于增強(qiáng)工作人員談話內(nèi)容的說服力，使顧客的瞬間好感在有限的時(shí)空內(nèi)能夠反復(fù)得到證實(shí)和加強(qiáng)，為展覽會后的聯(lián)系打下基礎(chǔ)。
    　展臺設(shè)計(jì)還要考慮到與展覽會期間企業(yè)計(jì)劃舉辦的其它活動配套。越來越多的大企業(yè)把展覽會當(dāng)成了進(jìn)行題公關(guān)活動的好場所，除了展覽本身以外，他們還在展覽會期間同時(shí)舉行各種各樣的會議、研討會、表演或招待會等活動，因?yàn)檎褂[會期間觀眾量大而且集中，這些活動與展覽同時(shí)舉行，影響大又節(jié)約開支。這在另一方面對展臺搭建提出了新的要求。歸根結(jié)底，企業(yè)對參展的態(tài)度還取決于經(jīng)濟(jì)上是否劃算。因此在保證效果的同時(shí)，還要算好經(jīng)濟(jì)賬，盡可能使用新型的、可重利用的展臺材料，認(rèn)真研究設(shè)計(jì)方案，減少不必要的開支。一言以蔽之，對企業(yè)來說，當(dāng)然少花錢多辦事最好。但是這是說起來容易，做起來難的事情。它需要展臺設(shè)計(jì)和搭建人員更加具有想象力、創(chuàng)造性和靈活性。
    于是現(xiàn)在有這樣一種趨勢，即大企業(yè)開始撤銷內(nèi)部的展覽會負(fù)責(zé)部門，而把展覽會整個(gè)設(shè)計(jì)組織委托給展覽會服務(wù)公司或者類似的廣告公司，從展臺設(shè)計(jì)到各種配套活動的舉辦，均由后者負(fù)責(zé)計(jì)劃、組織和實(shí)施。這一方面提高了展覽會建設(shè)的專業(yè)化程度，另一方面也給了企業(yè)討價(jià)的可能性。所以有關(guān)廣告服務(wù)公司在價(jià)格和時(shí)間方面的壓力往往是很大的，但可能也唯有如此，才能有效促進(jìn)展覽行業(yè)專業(yè)化的進(jìn)程，使其更加適應(yīng)市場競爭的要求。