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海外展覽實(shí)務(wù)知識

隨著對外開放的日益擴(kuò)大，國內(nèi)各地區(qū)、各行業(yè)都熱心于同海外的交流，特別是外向型的地區(qū)、企業(yè)，為擴(kuò)大同海外的貿(mào)易與合作的機(jī)支，主動走出國門，參加海外展會或獨(dú)自在海外舉辦展覽的日多。這是一個可喜的現(xiàn)象。但是喜中有憂，不少參展單位在海外進(jìn)行的展覽，往往歷經(jīng)坎坷，花費(fèi)巨大，卻收效甚微。究其原因，當(dāng)然有產(chǎn)品、市場、包裝、價格、廣告和銷售網(wǎng)絡(luò)等多方面的問題，但是，展覽不能達(dá)到預(yù)定的展覽目標(biāo)，卻大多出于展覽本身的組織實(shí)施問題了。經(jīng)如，事先對展覽會調(diào)查與市場調(diào)查不周，以至展覽會選擇不當(dāng)，展覽品配置不對，或是運(yùn)輸中對展品造成重大損壞等等�？傊�，歸集于缺乏對海外展覽實(shí)務(wù)的基本知識的經(jīng)驗(yàn)。為此，本章將介紹關(guān)于國內(nèi)企業(yè)如何在海外辦展覽的基本知識。
第一章海外展覽會的選擇與參加
從展覽分類中可以看到，雖然都名曰：博覽會或展覽會，但其中大有區(qū)別：展覽主題題不同，展出者的構(gòu)成不同，與會者、參觀者構(gòu)成不同，由此所構(gòu)成的目標(biāo)市場不同，以及地域展在國的市場情況不同，這就需要企業(yè)從中選擇最能實(shí)現(xiàn)自己展出目標(biāo)的展覽會。如果你為專門推銷某類商品尋求經(jīng)銷代理，恐怕參加相應(yīng)的專業(yè)性展覽會最適當(dāng)；如果你要在某國推出本省、本市產(chǎn)品形象，那么，參加博覽會并獨(dú)設(shè)一館會有較大效果；如果你旨在試銷某些新產(chǎn)品，則可在展覽會上租用少量攤位，帶上交易員和產(chǎn)品專家進(jìn)行面對面的接洽，定會有獲。切記一點(diǎn)的是，參加展覽不是面向社會大眾進(jìn)行宣傳，而是為著實(shí)實(shí)在在的產(chǎn)品交易，因此，要把選擇展覽會，當(dāng)作尋求產(chǎn)品目標(biāo)市場一樣慎重從事。
事前盡可能多地了角展覽會資料，是作出正確抉擇的可靠保證，這些資料發(fā)全面而具體，方能反映出一上展覽會的特征與適用性。
桂塞爾多夫博覽會（展商構(gòu)成）
構(gòu)成
年代19731974197519761977
展商927810756120091120612732
外商21882101317227943809
與會商人483760810818811601776479965775
總占用面積平方米7766079567801079522898517992250
現(xiàn)金流動百萬德國馬克4.97.614.17.521.0
與會者調(diào)查大阪國際博覽會)(調(diào)查對象4200名)
年齡
30--40
25.3%21--30
24.4%41--50
21.2%51--
18.4%--20
10.7%
住地
大阪
55.5%兵庫
16.4%京都
7.0%奈良
5.7%中部地方
3.9%滋賀三重
3.5%中國四國
2.7%關(guān)東東海
2.7%其它
1.6%
業(yè)種
機(jī)械化學(xué)
23.9%貿(mào)易
15.6%電器
14.2%食品農(nóng)水產(chǎn)
8.7%7.4%建設(shè)
7.2%觀光
3.8%公務(wù)員
3.4%纖維
3.1%其它
12.7%
職業(yè)
營業(yè)販賣
22%技術(shù)研究
21.9%經(jīng)營管理
17.5%制造
16.5%企畫調(diào)查
7.3%總務(wù)
6.3%其它
8.5%
來會目的
有關(guān)情報(bào)收集
64.5%一般的興趣
22.4%商業(yè)貿(mào)易
13.1%
何種媒介知道展覽
招待狀
30.1%新聞
23.9%招貼
15.1%TV.DW
14.8%人聞
12.3%其它
3.8%
全面的評價留下何種印象
達(dá)到期待的77.9%期待以下的22.1%
參加某一國家地區(qū)的展覽決定一旦作出，那么，繼而還應(yīng)該注意些什么呢？澳大利亞國際貿(mào)易發(fā)展中心為此提出了卓有見地的忠告：
1.展出前確定業(yè)務(wù)目標(biāo)。為什么要辦展覽？是否需要尋找適銷市場和新客戶？是否想要介紹新產(chǎn)品或提供新的服務(wù)項(xiàng)目？是否需要選擇代理商或批發(fā)商？對辦合資企業(yè)是否感興趣？或者通過展覽來研究和開發(fā)市場。
2. 展前要仔細(xì)地選擇和研究銷售市場
3. 確定參展商品。要知道，國外客戶關(guān)心的是最新或質(zhì)量最好的產(chǎn)品。所以不應(yīng)展出過時的產(chǎn)品。
4. 充分做好展前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
5. 了解展覽會的全部具體要求。要清楚地知道展覽會的全部規(guī)則，展出時間，服務(wù)項(xiàng)目以及參展所需辦理的手續(xù)。
6.應(yīng)選派熟悉情況可以做主的人赴會。參展人員應(yīng)該了解公司的銷售意圖。如果展覽的產(chǎn)品是有關(guān)技術(shù)和儀器設(shè)備，還應(yīng)選派懂技術(shù)的工程師以解釋有關(guān)技術(shù)問題。
7. 時間安排要寬裕。應(yīng)提前到會以確保展攤秩序井然，展品狀態(tài)良好。展覽結(jié)束良好。展覽結(jié)束以后，要有時間充分聽取意見。
8. 應(yīng)把業(yè)務(wù)和禮節(jié)很好地兼顧起來。要為展攤配備足夠人員。
9. 要重視廣告宣傳。展前及展期應(yīng)該出版有吸引力的商業(yè)期刊和報(bào)紙。
10. 了解當(dāng)?shù)亓?xí)俗。參展前要熟悉當(dāng)?shù)毓?jié)日假期，市場的季節(jié)性及消費(fèi)者習(xí)慣等。
11. 選擇理想的代理人。
12. 寄送產(chǎn)品樣本。
13. 要報(bào)出全部產(chǎn)品的價格，主要是CIF價。當(dāng)然FOB價和CIF價在國際貿(mào)易中都很重要，但一般來說，F(xiàn)OB價用得較少。還要確定交貨期。
14. 為國外用戶提供服務(wù)。
15. 要用公制標(biāo)出產(chǎn)品的規(guī)格。國際上通用的是公制。所以，出展以前，發(fā)準(zhǔn)備好產(chǎn)品規(guī)格的公制數(shù)據(jù)。
16. 越過語言障礙。最好參展人員也都學(xué)會一種外語。
17. 關(guān)于資信和付款方式。首先，你應(yīng)了解國外代理人的資信，主可以通過銀行進(jìn)行，也可以從咨詢公司得到。你還應(yīng)該了解有關(guān)保險(xiǎn)，付款方式等方面的情況。
18.要保護(hù)專利權(quán)和商示權(quán)。如果你已取得專利中商標(biāo)權(quán)，就應(yīng)該提前與你的專利代理人研究，如何使這種商標(biāo)或?qū)＠诤Ｍ饫^續(xù)得到保護(hù)。世界上大多數(shù)國家都對專利或商標(biāo)權(quán)給予保護(hù)。
需要提一下的是，決定是否參加一個商展，最重要的工作是研究要送展的產(chǎn)品在展覽會即將舉辦的國家或地區(qū)有無潛在市場，有沒有可能找到銷路千萬要記住，參加商展的主發(fā)目的是為了風(fēng)吹草動該地區(qū)推銷產(chǎn)品。如果你已經(jīng)決定參加商展，你就該著手作以下幾項(xiàng)工作了：
① 了解這個商展覆蓋的地區(qū)有多大？
② 同哪些類型的產(chǎn)品一同展覽，即展覽會是綜合性的還是專業(yè)性的？
③ 如果是國際性貿(mào)易展覽會，而不是專門的中國產(chǎn)品展覽會，那些將要參展的外國公司有哪些？是什么產(chǎn)品參展？
④ 展覽會預(yù)訂場地的費(fèi)用、時間安排如何？
⑤ 你的產(chǎn)品若銷往該展覽舉辦地區(qū)或國家需交納什么樣的稅？稅會不會太高？
⑥ 你的產(chǎn)品的FDB價和CIF價分別是多少？
⑦ 出口到該市場，你的價格能否被接受，或是偏高了還是偏低了？（商業(yè)上講[一人錢一分貨]，有時產(chǎn)品質(zhì)量上乘，但若價格偏低，很可能會被懷疑質(zhì)量不好，所以偏低的價格也可能會影響產(chǎn)品銷路。）
⑧ 你的產(chǎn)品否對許多行業(yè)有用處？或只對少數(shù)二、三個行業(yè)有用處？如果產(chǎn)品只是滿足幾家的特殊需要，最好采取直接賣給他們，沒有必要參加大規(guī)模的商展。
⑨ 如果收到訂單，履約有無困難？能否迅速組織到需要的貨源？在運(yùn)輸、出口等許多方面是否需要預(yù)先作安排。
如果你決定參加商展，但是你的公司不是屬于國家批準(zhǔn)的有外貿(mào)經(jīng)營權(quán)的公司，你就需要委托一家有權(quán)經(jīng)營外貿(mào)的公司，讓他們作為你的代理商為你安排產(chǎn)品參展事項(xiàng)以及代辦產(chǎn)品出口業(yè)務(wù)。另外，你還可能通過中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會，這個機(jī)構(gòu)的總會設(shè)在北京，在全國各省都設(shè)有分會。中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會設(shè)有專門的出國展覽部，負(fù)責(zé)組織國內(nèi)廠家的產(chǎn)品出國參加國際性商品展覽會或在國外組織專門的中國產(chǎn)品展覽會。
怎樣才能把自己的產(chǎn)品拿出來展覽呢？這首先需要知道每年都有哪些展覽會、博覽會、分別在什么地方舉行，都是什么性質(zhì)的展覽。要取得這方面的資料，你可以查閱西德一家分別用英、法、德三種文本出版的《商展及博覽會日歷》，倫敦博覽會資料中心出版有《博覽會報(bào)告》，此外還有一些貿(mào)易、商業(yè)期刊飛機(jī)場也會隨時介紹這方面的情況。日本也出版有一本《日本國際和國家展覽會和博覽會》，出版期每年六月，十二月，出版者：日本會議局
地址：東京都千代田區(qū)町2-10-1東京交通會館。
第二章海外展覽會的費(fèi)用事項(xiàng)
在海外舉辦展覽，所需費(fèi)用中外匯支付是個大頭。究竟租用多少攤位恰當(dāng)，租用多大展館為宜，采用何種方式進(jìn)行展出最佳等等，都須慎重考慮，切不可突發(fā)"展館越大越魄"的奇想，要力戒脫離實(shí)際需要，背離"投入產(chǎn)出"的效益原則，同時對展覽會的費(fèi)用項(xiàng)目多作具體的了解，比較，并作深入探討，對外進(jìn)行巧妙的洽談，爭取較多的服務(wù)和較廉的價格。而一旦對外簽約，則應(yīng)守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽(yù)與經(jīng)濟(jì)上的損失。
在海外舉辦展覽的方式，大體有下述四種：
一、租用攤位；
二、租用整個場館或部分場館，自設(shè)專館；
三、獨(dú)自舉辦展覽；
舉辦展覽的方式不同，其所需費(fèi)用的項(xiàng)目與水平也不相同。費(fèi)用項(xiàng)目和水平，應(yīng)同展覽面積的大小、設(shè)施、服務(wù)，以及承擔(dān)的義務(wù)相一致。絕對不能脫離這些具體珠條款。而談?wù)撡M(fèi)用的合算與否。而這些，在締結(jié)的合同中都必須一一注明；對展館條件的了解，若不能派員實(shí)地了解，起碼應(yīng)有詳盡的圖像文字資料，方可判斷是否價有所值。
第三章展覽會的章程與海關(guān)對展覽品的監(jiān)管辦法
詳盡地了解有關(guān)展在國的展覽章程和展覽品的監(jiān)管辦法，是辦好展覽、取得理想效果的重要條件。一個展覽會的章程，對展覽各方面的事宜均有明確的規(guī)定。如第10次大阪國際博覽會的一般規(guī)程，包括了下述29個方面：
1、名稱
2、目的
3、主持單位
4、支持
5、贊助
6、會期
7、會場
8、展出者及展品
9、展覽場地的種類及其基本設(shè)施
10、展覽場地租費(fèi)
11、展覽小間的申請和合同
12、展覽小間之申請與合同的取消與失效
13、小間的分配
14、展品搬入與撤出
15、展示
16、實(shí)演
17、試銷
18、展品的安全保護(hù)
19、展覽場所的原狀恢復(fù)
20、供電、電話、供水與排水
21、入場
22、各種經(jīng)費(fèi)的負(fù)擔(dān)及結(jié)算
23、展覽宣傳
24、展出者名錄
25、事故防止與事故責(zé)任
26、照像與臨摹
27、會期的變更與中止
28、規(guī)則的細(xì)則
29、規(guī)則程序的變更
為使讀者不較實(shí)際的了解，特從中選摘八條，都是出展中常要遇到的，介紹于后：
展品：A：展品是展出者生產(chǎn)或經(jīng)營的制品。
B：類似如下的東西禁止展出。
武器、槍、刀、劍類，引火，爆發(fā)性或放射性危險(xiǎn)物，劇毒物，麻藥，有可能侵害工業(yè)所有權(quán)的東西進(jìn)口或禁止銷售品。另外，主辦者認(rèn)為有礙于展覽會舉辦的物品。
C：保護(hù)工業(yè)所有權(quán)
有關(guān)申請工業(yè)所有權(quán)以前的發(fā)明方案的展品，根據(jù)另定的手續(xù)，受到特許法第30條3項(xiàng)等的保護(hù)（國內(nèi)）。
試銷小間：一小間9平方米（3m×3m）,安排為單排或雙排.可在試銷小間試銷的商品，于新產(chǎn)品及未介紹品等。其細(xì)則按另定的試銷特別章程辦理。
展出：展出者利用所分配的小間，可以設(shè)置為取得展品效果所必要的展覽設(shè)備、裝飾、各種標(biāo)志等。這些設(shè)施以離床面高2.70米為限，其細(xì)則另定。
實(shí)際表演：
（1）展品實(shí)際表演，要考慮到對人體、財(cái)物的安全與其它展出者是否有影響；
（2）主辦者認(rèn)為有必要時，進(jìn)行為謀求安全的處理，而限制表演或使其停止。
試銷：展出者在所分配的展覽小間內(nèi)，不能把展品或其它物品在展覽會期間以轉(zhuǎn)讓的條件銷售。不過，按有關(guān)規(guī)定條款可以在特定的場所試銷商品。
照像、攝影及臨�。�
沒有展出者或主辦者的同意，不能對展品物進(jìn)行攝影、臨摹、測定取型等。
展品的安全保護(hù)：
（1）主辦者應(yīng)由負(fù)責(zé)的管理人員管理整個展館，以保證安全。
（2）展品的保護(hù)系統(tǒng)由展出者負(fù)責(zé)。主辦者對偷盜、丟失、火災(zāi)、操作及在展覽場所里發(fā)生的其他事故，不賠償其損失。
（3）展出者對搬進(jìn)館內(nèi)的貨物，在運(yùn)輸及展覽期間要投保，并請采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施。
展覽場所的原狀恢復(fù)：
展出者在會場內(nèi)工作時，原則上在展品撤除期間內(nèi)完全恢復(fù)，所謂恢復(fù)，并非原樣不動，如因在會期內(nèi)不能進(jìn)行恢復(fù)，而由主辦者代辦時，其恢復(fù)所需之費(fèi)用由展出者負(fù)擔(dān)。
第四章展覽品的運(yùn)輸、保險(xiǎn)與展后處理
■展覽品的運(yùn)輸
如何將展覽品安全、準(zhǔn)時、經(jīng)濟(jì)地運(yùn)到展在國的展覽館，并復(fù)運(yùn)加國？一般均全權(quán)委托外運(yùn)公司進(jìn)行（外運(yùn)公司通常又與其在展地國的運(yùn)輸代理公司合作進(jìn)行）。按外運(yùn)公司的要求，展覽組織者應(yīng)提供有關(guān)展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。
應(yīng)該提請注意的事項(xiàng)尚有：
一、抵港時間，最好稍微留有余地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，一會增加倉儲費(fèi)用，二會增加展品受損的可能；
二、展覽品使用出口包裝，具備集裝簟運(yùn)輸條件的，晝使用集裝箱運(yùn)輸方式；在散裝出運(yùn)時，盡量在配載時考慮到港后卸貨的便捷。
三、嘜頭、箱號、裝卸運(yùn)輸標(biāo)志要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國大寫第一個字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷制的嘜頭，及各類村志，通常為：嘜頭、箱號、體積、重量、吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標(biāo)志。
需要加以說明的幾點(diǎn)是：
一、送海關(guān)之一式兩份的展覽品清單：
? 樣張；
? 分類列出。通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊；
? 文種系展出國文種與展在國文種相對照；
? 有些國家要求標(biāo)明每件展品毛重、凈重；
二、需交驗(yàn)本國出口商品檢驗(yàn)局出具的展品與賣品商檢證書；
三、對某些食品、毛皮制品等，尚須出具檢疫證書。
■ 展覽品的安全與保險(xiǎn)
出國展覽品的投保,我國一般在國內(nèi)投保,投保的項(xiàng)目,一般是火險(xiǎn)、水險(xiǎn)、盜竊險(xiǎn)。
投保的作用，主要是防備萬一發(fā)生事故和失竊，尚可得到部分的補(bǔ)償。但補(bǔ)償永遠(yuǎn)不會同失去的價值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動了就等于失掉了市場時機(jī)，其看不見損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關(guān)緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢查制度，都應(yīng)完善和健全，并貫串于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對那些"價值連城"的珠寶、文物之類，更應(yīng)重點(diǎn)加以保護(hù)，力求做到萬無一失。
■ 展賣品的銷售方式：
一、小賣品的銷售方式：
小賣品的出售，賺點(diǎn)錢不是主要目的，從展覽現(xiàn)場效果看，是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾；從展覽促銷角度看，小賣目的，全在于促進(jìn)展覽品的銷售和獲取大批定單，以價廉物美之印象，博取廣大觀眾對中國某些商品的良好印象，以有紀(jì)念意義的小商品，讓觀眾留下對中國展覽的記憶。同時，通過賣品出售，亦是實(shí)地了解當(dāng)?shù)叵M(fèi)市場的一次良機(jī)。從這最后一點(diǎn)考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進(jìn)去作些現(xiàn)場考察和交談。
小賣品出售方式，大體有三種：一、自銷，最能取信于觀眾，但由于工作量過大，故往往將有限的展團(tuán)力量牽進(jìn)過多，而常常造成本末倒置，削彈頭了展覽與成交的工作；二、同當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商或代理商合作經(jīng)營，銷售設(shè)備和大部分售貨員由當(dāng)?shù)睾献髡哓?fù)責(zé)，可以大大減輕展覽團(tuán)的工作量；三、將小賣品賣給當(dāng)?shù)氐慕?jīng)銷商代理，并在展覽近處提供銷售場地，是最省事的辦法，不過有兩點(diǎn)須請注意。第一，為使小賣品更適銷對路（包括部分有銷售市場的試銷品），可邀請代理商來華選購；第二。為使小賣品不因代理商可能的圖利心切而推動原旨，事前應(yīng)與經(jīng)銷代理訂立關(guān)于銷售價案同當(dāng)?shù)厥袌鰞r格差價的幅度：通常低于當(dāng)?shù)厥袃r的10%左右。
二、展覽品的處理
對展覽品的處理，一般有這樣幾種情況：
1、國內(nèi)指定不出售的，應(yīng)原件運(yùn)回；2、貴重展品，一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運(yùn)回；3、中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光照失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術(shù)品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升）。4、展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復(fù)使用價值的東西，出于運(yùn)費(fèi)過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。
一個展覽會的價值，往往會被為數(shù)不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點(diǎn)實(shí)際就在這些貴重展品的出售上，很多展團(tuán)為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術(shù)展覽為些提供了良好的經(jīng)驗(yàn)。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當(dāng)?shù)氐馁澲鷻C(jī)構(gòu)派人送到當(dāng)?shù)氐囊恍?zhǔn)買主手中，這就為目標(biāo)買主的蒞臨展覽、購買展品做了很好的公關(guān)宣傳工作。結(jié)果，銷售成績極佳。